Основные преимущества
электронного документооборота
О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота?
1. Повышение производительности компании
На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании.
2. Мгновенный доступ к актуальной информации
К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов, в режиме реального времени получать информацию о текущем статусе документа.
3. Уменьшение ошибок типа "человеческий фактор"
Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор.
4. Уменьшение материальных издержек
Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.
5. Улучшение взаимодействия
Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию и обмен информацией.
6. Коллективная работа с документами
Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.
7. Сокращение потребности в дополнительном персонале
Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширение персонала.
8. Снижение расходов на хранение документов
Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.
9. Защита документов от повреждений
Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств.
10. Нематериальные выгоды организации
Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.
11. Повышение корпоративного сознания
Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.
Электронный документооборот для юридических лиц
Начать работу в системе электронного документооборота очень просто. Для этого вам понадобятся:
1. Доступ в интернет
2. Регистрация в системе оператора ЭДО.
Для перехода на электронный документооборот, а также получения дополнительной информации предлагаем Вам перейти на сайты операторов ЭДО: Контур (Диадок), Тензор (Сбис) и Такском (Такском-Файлер).
3. Квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП).
Если у Вас нет сертификата квалифицированной электронной подписи, Вам необходимо его получить. Это можно сделать в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС России
или одном из аккредитованных удостоверяющих центров. Полный список аккредитованных удостоверяющих центров можно посмотреть на сайте Минкомсвязи России:
4.Соглашение об использовании электронной подписи
Для перехода на электронный документооборот с ООО «ГП СЗ НЭСК» необходимо обратиться в отдел по работе с потребителями для заключения соглашения об организации электронного документооборота.